Come migliorare la gestione appuntamenti dei clienti

Hai un salone di bellezza o per acconciature e hai un problema: devi migliorare la gestione appuntamenti dei clienti. In questi casi puoi consolarti solo in un modo, ovvero considerando che è un dramma comune a molti professionisti del settore. Per il resto devi correre ai ripari perché questo nodo rischia realmente di minare la bontà del servizio.

Oggi, soprattutto alla luce delle nuove norme anti-Covid, è importante poter gestire al meglio prenotazioni, appuntamenti, ritardi e richieste specifiche. Questo per fidelizzare il cliente del tuo centro bellezza o salone per parrucchiere. Quali sono i principi per migliorare la gestione appuntamenti clienti? Ecco una serie di riflessioni utili allo scopo finale.

Chiedi e aggiorna i contatti

Il principio base per poter gestire gli appuntamenti: avere un contatto valido dei clienti. Quando registri il nuovo utente assicurati di avere un numero di telefono funzionante, attivo.

Magari anche un altro contatto telefonico o email. Questo perché può essere utile dover spostare i vari appuntamenti per poter organizzare meglio le varie prestazioni o perché magari vuoi inviare dei messaggi per ricordare che c’è una seduta prenotata.

Ovviamente dopo aver preso il numero di telefono chiedi al cliente se preferisce essere contattato via WhatsApp, Facebook Messenger o SMS. Non tutti usano app di messaggistica istantanea, molte persone preferiscono il classico messaggino su cellulare.

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Crea dei reminder utili allo scopo

Una delle tecniche migliori per evitare disdette all’ultimo momento, e per non perdere clienti, è la possibilità di inviare un reminder per ricordare a chi ha preso l’appuntamento che c’è un impegno preso con l’estetista, il parrucchiere o il centro benessere. Ma come deve essere questo reminder? In primo luogo bisogna rispettare i tempi per non perdere l’appuntamento.

Inutile mandare un messaggio 5 minuti prima. Devi avere la possibilità di impostare dei reminder – ovvero degli alert per ricordare al cliente che c’è un appuntamento in vista – almeno un giorno prima in modo da dare all’utente il tempo per organizzarsi.

Evita prenotazioni troppo ravvicinate

Ci sono condizioni che possono portare automaticamente a sforare con gli orari. Quindi assicurati che si sia un margine di 10/15 minuti tra una prenotazione e l’altra lavorando anche sul miglioramento dei processi di pagamento e gestione dei clienti in entrata e uscita.

Gestisci bene sconti e promozioni

Altro aspetto decisivo per evitare overbooking e sovrapposizioni tra appuntamenti: la gestione degli sconti e delle promozioni come avviene ad esempio con Groupon. Questo significa evitare che ci sia un eccesso di richieste legate a prezzi vantaggiosi.

Una gestione virtuosa è in grado di spingere sulle promozioni nei momenti dell’anno in cui c’è meno richiesta ed evitare che la gestione dei contatti e delle prenotazioni vada in sofferenza proprio quando c’è bisogno di maggior impegno da parte del personale.

Tutto questo è possibile anche grazie alla presenza di un planning adeguato, vale a dire un documento (cartaceo o digitale) in grado di fare da calendario delle prenotazioni effettuate. Così puoi mostrare come sono state gestite le richieste dei clienti.

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Scegli il tool adeguato allo scopo

Come puoi ben immaginare, migliorare la gestione appuntamenti clienti è un passo fondamentale per fidelizzare e mantenere i contatti in modo da evitare spiacevoli conseguenze. Come ad esempio sovrapposizioni di appuntamenti, incomprensioni, clienti che non trovano posto nel salone e scelgono altri professionisti. Come evitare tutto questo?

Devi organizzare bene il planning anche grazie a tool specifici che ti consentono di organizzare in un unico luogo tutti i dettagli. Compresi i reminder da inviare ai singoli contatti. Così sarà facile evitare fraintendimenti, sviste e incomprensioni.