Cos’è e come evitare il no show dei clienti: tecniche e soluzioni utili

Questo è uno dei problemi tipici delle attività che prevedono la prenotazione: il no show dei clienti è una condizione che rischia di danneggiare seriamente il lavoro che svolgi. Questo vale sia per i professionisti delle acconciature, quindi barbieri e parrucchieri, ma anche estetisti, SPA, centri bellezza e massaggi. Le persone chiamano e prenotano.

Hanno bisogno di un appuntamento, cercano i tuoi servizi. Però non si presentano all’incontro e non avvisano, non annullano l’impegno. Questo diventa una perdita importante perché non riesci a rimpiazzare lo spazio prenotato con un altro cliente pagante. Risultato? Ore perse e fatturato in calo. Come risolvere questo passaggio così importante?

Cos’è il no show dei clienti

Il no show dei clienti – non mostrato, non presentato – è un termine che descrive la situazione in cui un contatto prenota un servizio ma non si presenta all’appuntamento. Il tutto senza avvisare in anticipo la sua impossibilità o non volontà a far fede all’impegno. È così importante attivare delle politiche per limitare l’infausta possibilità?

Questa condizione può avere effetti negativi sull’attività perché così sprechi tempo e risorse necessarie all’appuntamento fissato. Inoltre con il no show del cliente perdi il guadagno che avresti ottenuto diversamente. Per fortuna esistono delle tecniche efficaci.

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Come evitare il no show

Ci sono diverse possibilità da mettere in campo se vuoi ridurre al massimo le perdite legate al no show dei clienti. Alcune sono informative, altre impongono dei vincoli sanzionatori. Quali sono le soluzioni migliori per assottigliare il mancato arrivo dei clienti prenotati?

Politiche di cancellazione

Il modo migliore per ridurre il no show dei clienti: agevolare una cancellazione della prenotazione con delle regole chiare. Se non ci sono indicazioni, ognuno procede come crede e si rischia di affrontare una gran quantità di appuntamenti non presentati in sede.

Chiarire le modalità e dare anche dei limiti con eventuali penali – ad esempio cancellazione entro le 24 ore massimo – può aiutare a gestire meglio i flussi dei clienti cancellati.

Comunicazione digitale

Uno dei metodi migliori per evitare il fenomeno del no show è la comunicazione preventiva attraverso strumenti digitali. Che possono essere anche automatizzati. Ad esempio, puoi sfruttare WhatsApp per inviare dei messaggi alle persone che hanno prenotato.

Lo stesso puoi fare con gli SMS, che in alcune circostanze convengono perché sei sicuro che tutti leggeranno il contenuto e non solo quelli che hanno l’applicazione WhatsApp.

Spesso il no show dei clienti è solo frutto di una dimenticanza, basta inviare un breve testo in cui si fa reminder di orario e data. Magari puoi mandare il tutto un giorno prima.

Fidelizzazione del cliente

Un metodo per diminuire il no show dei clienti sul lungo periodo: fare in modo che siano loro i primi a rispettare i tempi e le procedure per annullare eventuali appuntamenti secondo regola. Ciò avviene soprattutto se hai una clientela che frequenta la tua attività da tempo.

Il cliente mordi e fuggi è incline a darti buca senza spiegazioni. Quello fidelizzato sa come comportarsi e segue le regole (in linea di massima). Il tuo compito come imprenditore o responsabile della comunicazione o della segreteria: far sì che tutti conoscano le procedure e aiutare i clienti a rispettare le norme, sempre sentendosi a casa propria.

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Quale strumento usi?

Inutile ricordare che il no show dei clienti può essere ridotto attraverso l’uso di un gestionale adeguato. Ovvero uno strumento in grado di organizzare le prenotazioni con chiarezza e sistematicità. A volte non è il cliente che non si presenta ma è la prenotazione fatta su fogli di carta, app inadeguate e file provvisori che si perde o viene completata in modo errato.

In questi casi, per chi lavora nel settore beauty, c’è Primo Software: un tool che ti consente di gestire ogni aspetto delle prenotazioni, riducendo al minimo errori e incomprensioni che portano al no show del cliente. Quali sono i punti che devi approfondire?