L’AI può rispondere da sola al telefono e gestire l’agenda appuntamenti? Spoiler: per ora no

In questi mesi riceviamo domande come questa: “Si può integrare WhatsApp con l’intelligenza artificiale in modo da automatizzare tutto?”. Centri estetici e saloni ricevono continuamente telefonate da agenzie che propongono soluzioni AI capaci di rispondere al telefono, gestire WhatsApp, prendere appuntamenti e sostituire la reception.

I limiti reali dell’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale sarà una parte fondamentale del futuro delle nostre attività. Ma tra quello che l’AI può fare e il racconto secondo cui basta collegarla a WhatsApp per poter mettere il telefono nel cassetto, c’è una certa differenza. Oggi un’AI può rispondere a una telefonata e comprendere una richiesta. Il problema arriva quando la cliente dice:

“Vorrei venire giovedì pomeriggio per fare quello che ho fatto l’altra volta, però magari stavolta anche quell’altro trattamento di cui avevamo parlato.”

Ecco. Una prenotazione non è cliente + giorno + ora. Bisogna capire quale trattamento vuole, quanto dura, chi può eseguirlo, quali operatori sono presenti, i turni, le disponibilità, eventuali cabine o attrezzature necessarie. E bisogna aver capito cosa vuole la cliente.

• “Vorrei fare il pedicure.” ma estetico o curativo?
• “Vorrei fare il colore” ma completo? Ricrescita?
• Oppure, ancora: “Quello che faccio sempre.”

Il difficile, quindi, non è far parlare l’AI. È farle prendere la decisione giusta dentro un’agenda reale. “Ma con la voce è tutto più semplice” Certo, a condizione che il sistema capisca esattamente cosa gli viene detto. Perché nella vita reale le telefonate sono anche così:

“Vorrei venerdì… anzi no, sabato… però solo se c’è Maria… altrimenti martedì prossimo, ma dopo le cinque.”

Durante le dimostrazioni commerciali, curiosamente, queste clienti non telefonano mai. Mia madre ha quasi 80 anni, va dal parrucchiere tutte le settimane e usa lo smartphone.

Telefona, guarda le ricette su Facebook e manda qualche messaggio WhatsApp. Ecco perché credo molto di più, oggi, in una tecnologia semplice, visiva e guidata.

Il processo di prenotazione nell’epoca dell’AI

La cliente apre l’app, legge i trattamenti disponibili, consulta eventualmente la descrizione, vede gli orari disponibili per prenotare e prenota con calma. Se sbaglia torna indietro.

Se ci mette dieci minuti, nessun problema. Se nel frattempo prepara il caffè, telefona alla figlia e guarda una ricetta su Facebook, può tranquillamente riprendere dopo.

È esattamente quello che fa BeWelly, il sistema di prenotazione online collegato a Primo in Cloud. La cliente può prenotare tramite App BeWelly, dal vostro sito oppure attraverso il pulsante Prenota Online della vostra pagina Google.

Quanto costa realmente l’AI nei processi?

A proposito di costi. Quando vi propongono una reception gestita dall’AI, non chiedete soltanto quanto costa l’abbonamento? Chiedete quanto costa utilizzarla. Telefonate, minuti di conversazione, AI, WhatsApp: verificate quali costi sono compresi e quali a consumo.

Perché se la signora Maria impiega 15 minuti a spiegare che vuole “quel trattamento fatto prima di Natale, non quello dell’ultima volta ma quello della volta precedente”, quei 15 minuti il sistema deve elaborarli.

Con BeWelly il costo è 10 euro + IVA al mese, 0 commissioni sulle prenotazioni.

Se la signora Maria apre BeWelly alle 14:00 e decide l’orario alle 18:00. Sempre 10 euro + IVA al mese. Può lasciare l’app aperta tutto il pomeriggio mentre prepara la parmigiana (mia pietanza preferita in assoluto, ma solo se la prepara mamma). Il prezzo non cambia.

Una delle obiezioni che sentiamo più spesso quando proponiamo la prenotazione online: “La mia agenda la so organizzare solo io.” Quindi, perché dovrebbe riuscire a organizzarla perfettamente un’intelligenza artificiale? Prima di automatizzare un processo bisogna organizzarlo.

Come usare gli automatismi con BeWelly

Servizi, durate, turni, competenze degli operatori e disponibilità devono essere definiti correttamente. Ed è proprio questo il primo passo che possiamo fare già oggi.

pOgni prenotazione effettuata autonomamente con BeWelly significa una telefonata in meno, un WhatsApp in meno, un messaggio Instagram in meno e soprattutto tempo recuperato da dedicare al vostro lavoro e ai vostri clienti.

Non significa perdere il controllo dell’agenda. Ma decidere voi le regole e lasciare al software il lavoro ripetitivo. L’AI arriverà sempre di più anche nella gestione delle prenotazioni, e Primo in Cloud continuerà naturalmente a evolversi in questa direzione.

Ma preferiamo che l’innovazione risolva problemi reali, invece di limitarci ad aggiungere la scritta AI a una brochure commerciale. Prima BeWelly. Alla receptionist virtuale che capisce tutto al primo colpo penseremo un po’ più avanti.

E quando riuscirà a capire senza esitazioni: “Fammi quello che mi hai fatto due volte fa, però stavolta un pochino diverso”, allora probabilmente sarà arrivato davvero il momento.